Job Description

Le Poste :

Le poste d’Assistant aux Achats et Logistique est localisé dans le bureau pays de l’UNFPA Ouagadougou et est sous la conduite du Représentant Résident et la supervision directe du Chargé International des Opérations et travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations et du Programme.

L’Assistant(e) aux Achats et Logistique contribue substantiellement à l’efficience des activités d’achat de biens et services et de logistique à temps, incluant dans le contexte humanitaire. Il/elle délivre des services de qualités par la maîtrise des procédures d’achats et apporte son appui au bureau pays et dans la mise en œuvre du programme.

Comment vous pouvez faire la différence :

L'UNFPA est l'agence directrice des Nations unies pour offrir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sûr et le potentiel de chaque jeune est réalisé.  Le plan stratégique de l'UNFPA (2022-2025), réaffirme la pertinence de l'orientation stratégique actuelle de l'UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes. Ces résultats reflètent nos engagements stratégiques sur l'accélération des progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD dans la Décennie d'action menant à 2030. Notre plan stratégique appelle les États membres de l'ONU, les organisations et les individus à « mieux construire l'avenir », tout en s'attaquant aux effets négatifs de la pandémie de Covid-19 sur l'accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs, à récupérer les gains perdus et à réaliser nos objectifs.

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d'un personnel éthique et doté de principes, qui incarne ces normes internationales et qui les défendra avec courage et conviction.

L'UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables à fort impact ; nous avons besoin d'un personnel transparent, exceptionnel dans sa manière de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à produire l'excellence dans les résultats des programmes.
 

Objectif du poste :

Vous serez responsable de : 

1. Planification et mise en œuvre de l'approvisionnement :

• Préparation et soumission du plan d'approvisionnement du bureau pays en utilisant l’outil de planification des achats en ligne selon les délais requis, en collaboration avec le personnel du programme, des opérations et les partenaires concernés (Plans de passation des marchés locaux, PSB, UNFPA Supplies et ST) :
• Faire le recensement des besoins annuels en biens et équipements du programme et du bureau (véhicule, matériel médical, médicament d’urgence SR, Produits sanguin, Matériel audiovisuel et de communication, ICT, kit de dignité,, intrants, etc…) en fonction des objectifs et stratégies du programme et désagréger par sous-produit et zone d’intervention
• Appuyer l’équipe SR du programme dans la recherche des spécifications techniques des biens et matériel médicotechnique
• Elaborer et assurer la mise en œuvre du plan annuel d’acquisition (Procurement plan) en produits, en équipements et matériel médico technique, en équipements et matériel de bureau conformément aux besoins annuels du programme et du bureau
• Estimer le coût de chaque matériel et budgétiser le plan en prenant en compte l’inflation
• Discuter avec les directions techniques et les PTF impliqués dans l’approvisionnement de ce type de produits et établir une liste ajustée des besoins à financer par UNFPA
• Identifier le matériel disponible dans le catalogue UNFPA (LTA).
• Appuyer à l’optimisation des achats (LTA, identification de providers ayant des capacités financières et techniques pour répondre aux urgences, identifier les marchés potentiels locaux ou régionaux, etc)
• Suivre le processus d’acquisition de biens et services en collaboration avec les chargés de programme, l’Assistant aux Opérations et la centrale d’achat de l’UNFPA
• Elaborer les rapports analytiques périodiques du plan d’achat
• Soumettre des demandes d'approvisionnement trimestrielles complètes et bien définies et quantifiées et des demandes Quantum, UNFleet/UNOPS à SCMU en temps opportun.
• Effectuer des examens trimestriels des plans d'achat et prendre des mesures systématiques pour mettre en œuvre les plans d'achat en collaboration avec le personnel du programme et les partenaires concernés :
• Agir en tant que point focal du renforcement des capacités du Bureau Pays en matière d'approvisionnement.

  2. Gestion de la logistique 

• Coordination des questions liées à la logistique, telles que l'obtention de permis d'importation selon les besoins, l'enregistrement des produits, l'organisation des dérogations, etc. S’assurer que le ministère de la Santé ou les autres Partenaires sont prêts à recevoir les expéditions. Organiser les exigences relatives à la chaîne de refroidissement, le cas échéant, l'espace de stockage et le transport vers / depuis les aéroports / ports sont organisés :
• Assurer le suivi des dossiers administratifs au niveau des bureaux de douanes, impôts pour les fournitures, équipements et médicaments, en collaboration avec les transitaires
• Etablir les demandes d’autorisations spéciales d’importation pour les produits de SR.
• Appuyer dans l’organisation des cérémonies d’affectation ou/et de don des équipements et matériels aux bénéficiaires.
• Aider à l'achèvement en temps opportun du dédouanement et du transport dans le pays, du plan de distribution et de la remise des produits aux partenaires de mise en œuvre.
• Appuyer la gestion des immobilisations (assets) dans Quantum et en version physique.
• Appuyer à la mise en œuvre des inventaires des biens du bureau.
• Assurer la gestion des déplacements (staffs, partenaires et matériels) via UNHAS

3. Interaction interagences

• Participation et coordination des initiatives inter-agences dans l’approvisionnement, la mise en place des LTA 

4. Réaliser toute autre tâche relevant de son domaine de compétence et demandée par le Représentant ou son superviseur.

Qualifications et compétences requises 

Education : 

Fin d’Etude Secondaire. Un niveau universitaire 

Diplôme en Logistique, approvisionnement sera un atout

Connaissances et Expériences :                       

• Au moins 5 années d’expérience professionnelle
• Expérience dans les opérations de transit
• Expérience avec le système des Nations Unies serait un atout
• Maîtrise de l’outil informatique (applications courantes des logiciels de bureau : tableurs, traitement de texte, présentation, etc.)
• Expérience en utilisation de Quantum sera un atout

Langues : 

Maîtrise de la langue française

Capacité à travailler en anglais serait un atout.

Required Competencies: 

Valeurs :

• Preuve d’Intégrité
• Engagement au mandant de l’UNFPA et du Système des NU
• Valorisation de la diversité culturelle
• Ouvert au changement

Compétences Corporatives :

• Atteinte des résultats
• Redevabilité
• Développement de l’expertise professionnelle / Sens des affaires 
• Pensée analytique et stratégiques
• Travail en équipe / auto-gestion et gestion de ses relations 
• Communication avec impact

Compétences Fonctionnelles :

• Services d’approvisionnement
• Appui logistique
• Gestion des données
• Gestion des documents, correspondances et rapports
• Gestion de l’information et des flux d’information
• Planification, organisation et multitâches
• Analyse de données

   Compensation and Benefits:

     Ce poste offre un ensemble de rémunération attrayant, comprenant un salaire net compétitif, des congés annuels, une assurance maladie et d'autres 

      avantages, selon le cas. 

Avertissement 

L'UNFPA n’exige pas de frais de candidature, de traitement de dossier, de formation, d'entretien, d'examen ou d'autres frais en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Les annonces, lettres ou offres frauduleuses peuvent être rapportées à la hotline de fraude de l'UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm

NB : Les Formulaires P11 et les termes de référence (TDR) du poste sont disponibles sur le site du Bureau Pays de l’UNFPA : http://burkinafaso.unfpa.org.

• Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite du processus. Ils/elles seront soumis(e)s à un test écrit et à un entretien de recrutement. 
• UNFPA fournit un environnement de travail qui reflète les valeurs de l’égalité de genre, du travail d’équipe, du respect pour la diversité, de l’intégrité et d’une balance saine du travail et de la vie.
• UNFPA est commis à maintenir une distribution équilibrée de genre et encourage les candidatures féminines.
• Aucune pratique discriminatoire n’est tolérée, y compris celle fondée sur le statut de sérologique VIH des candidat(e)s.
• Liste de trois personnes de référence, avec leurs adresses complètes.

Processus de recrutement : 

• Long List et shortliste
• Possibilité de Test écrit 
• Interview finale de recrutement

L'UNFPA se réserve le droit de ne donner aucune suite au  présent avis de recrutement.

Seules les candidatures présentant un intérêt pour l'UNFPA recevront une suite. 

L'UNFPA  EST UN ENVIRONNEMENT « NON FUMEUR ».